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1. Statut

Modifié par Admin Admin le 2022/07/01 11:25

Cet écran historise les différentes étapes d'un projet, depuis sa création jusqu'à son archivage. Il est possible de savoir qui a passé un statut et à quelle date.

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Processus de validation

Pour les projets dont le montant saisi dans l'écran Compléments est supérieur à 5000 frs, le statut passe par une étape de "Validation". Le responsable de l'institut du projet reçoit un email l'invitant à valider le projet. Une fois que le responsable institut a validé, il passe le statut à "Offert" et le chef de projet est averti par email de cet état.

Le rôle à attribuer au responsable institut pour recevoir les emails est "Vision totale Institut" depuis la Gestion des utilisateurs.

Notifications par email

A la création d'un projet
Pour HES-SO Valais : Envoi d'un email à l'adresse SAS
Pour HEIG-VD : Envoi d'un email aux responsables institut (rôle vision totale + modif)

En préparation (si retour à ce statut depuis Validation)
du : Responsable institut (rôle vision totale institut)
au : Chef de projet

Validation
du : Utilisateur connecté
au : Responsable institut (rôle vision totale institut)

Annulé
du : Utilisateur connecté
au : Chef de projet

Offert
du : Utilisateur connecté
au : Chef de projet

Refusé
du : Utilisateur connecté
au : adresse email spécifique pour les écoles suivantes uniquement : HESSO VS, EIG GE, EIL

En Cours
du : Utilisateur connecté
au : adresse email spécifique pour les écoles suivantes uniquement : EIG GE, EIL

Terminé scientifiquement
du : Utilisateur connecté
au : adresse email spécifique pour les écoles suivantes uniquement : HESSO VS, EIG GE, EIL

Archivé
du : Utilisateur connecté
au : adresse email spécifique pour les écoles suivantes uniquement : HESSO VS, EIG GE, EIL

Restriction d'utilisation Budget

Lorsque le statut passe à "Offert", il n'est plus possible de modifier les écrans suivants (sauf si on dispose du rôle vision totale + modif école) :

  • Données de base
  • Compléments
  • Partenaires
  • Budget

Annulation d'un projet

Pour annuler un projet, on peut le faire après l'étape de la Validation (bouton Abandonner; le bouton Refusé remet au statut En préparation). Si le projet n'utilise pas la Validation, il est possible de refuser après le statut Offert.

Workflow - définition

Le workflow comprend la validation d'un projet supérieur à 5'000.- avant de passer au statut offert. Cette validation est faite par le responsable de l'institut du projet.

Ce mécanisme peut être désactivé sur demande au support. Il se situe au niveau de l'établissement (regroupement d'écoles).

Les établissements qui n'utilisent pas le workflow sont :

  • Rectorat HES-SO
  • HES-SO Fribourg
  • Haute Ecole ARC

Workflow – changement de statut (spécifique HES-SO VS) :

  • Projets de moins de fr. 5’000.- : pas de validation par le RU, le projet passe de suite au statut «Offert »
  • Projets de plus de fr. 5’000.- : validation par le RU après consultation des données du projet et des documents annexés
  • Projets « Offert » : si on veut que le contrat soit élaboré : Documents – Fichiers – Informer le SAS
  • Le SAS s’occupe de la mise en page du document, de la mise en signature et de l’envoi au client
  • Lorsque le contrat revient signé, le statut passe à « En cours » et ce, pour toute la durée de vie du projet
  • Le chef de projet passe le projet au statut « Terminé scientifiquement » lorsque le travail est terminé, tous les frais payés, les heures saisies et la facturation faite
  • Le SAS passe le projet au statut « Terminé administrativement » lorsque tout a été encaissé
  • Le chef de projet passe le projet au statut « Archivé » en complétant la synthèse de valorisation (Clôture – synthèse de valorisation) et en changeant le statut dans cet écran